Donnerstag, 29. Mai 2008

OpenOffice versus MS-Office: Der Härtetest.

Du findest hier keine Gegenüberstellung nach Funktionsumfang, Geschwindigkeit oder Stabilität, sondern einen praxisnahen Erfahrungsbericht nach zwei Jahren intensiver Auseinandersetzung. Ein Härtetest war es deswegen, weil ich mich konsequent dazu gezwungen habe, zu Haus und am Arbeitsplatz OpenOffie einzusetzen. Dieser Erfahrungsbericht steht erst am Anfang und wird laufend erweitert.

Ich bin seit knapp zwei Jahrzehnten intensiver Nutzer von Bürosoftware. Angefangen hat dies lange bevor die Office-Pakete den Markt eroberten. Mehrfach musste ich in den vielen Jahren die Software wechseln und das war nicht immer einfach.

Die Arbeit mit Office-Paketen umfasst bei mir folgende Anwendungsbereiche:
  • das Schreiben von aufwendigen Berichten mit Tabellen, Bildern, Charts, Organigrammen, Prozessdiagrammen, Gliederungen, Inhaltsverzeichnissen, u.a.m.,
  • Konvertieren der Dokumente in PDF-Dateien mit Links,
  • das Erstellen von Präsentationen mit Tabellen, Bildern, Charts, Organigrammen und Prozessdiagrammen,
  • Datenauswertungen über mehrere Tabellen mit Charts,
  • Extrahieren und Aufbereiten von Informationen aus umfangreichen Datenbanken,
  • u.a.m.
Eine kurze Chronologie meiner Erfahrungen mit Bürosoftware:
Erste Versuche der 'elektronischen Textbearbeitung' unternahm ich Mitte der 1980er Jahre auf dem legendären Computer Commodore VC20 (oft auch als Volkscomputer bezeichnet), wobei das damalige Programm kaum mehr bot als eine elektrische Schreibmaschine. Später stieg ich auf den ATARI ST um. Er kam damals bereits mit einer ausgefeilten grafischen Oberfläche daher, ähnlich dem Apple Macintosh. Das für diesen Computer massgeschneiderte Textbearbeitungsprogramm Signum fand rasch eine grosse Anhängerschaft und leistete auch für mich gute Dienste.

Am Arbeitsplatz hielt PC-Text4 von IBM Einzug (Textbearbeitung ohne grafische Oberfläche), später kam die Tabellenkalkulation Lotus 123 dazu, bevor in den 1990er Jahren mit Windows die Office Suite von Microsoft (MS-Office) den Desktop eroberte. Viele Anwender besuchten Kurse und Fortbildungsprogramme um sich in der neuen Welt der Bürokommunikation zurechtzufinden. Microsoft Office wurde zum Standard und wer sich an einem neuen Arbeitsplatz bewarb, musste in vielen Fällen seine Kompetenz für dieses Produkt nachweisen.

In einem beispiellosen Verdrängungskampf gelang es Microsoft seine Marktposition nicht nur für das Betriebssystem Windows, sondern auch für das Büropaket MS-Office in ein Quasi-Monopol überzuführen. Der Siegeszug von Microsoft setzte sich in vielen privaten Haushalten fort. Hatten sich die Anwender am Arbeitsplatz an das Büropaket von Microsoft gewöhnt, wollten sie zu Hause möglichst mit den gleichen Applikationen arbeiten um nicht ständig umdenken zu müssen.

Für meinen Erfahrungsbericht habe ich die Situation umgekehrt. Ich begann zu Hause intensiv mit dem Büropaket OpenOffice.org zu arbeiten, so lange, bis ich davon überzeugt war, die gleiche Produktivität wie mit MS-Office erreicht zu haben. Anfangs sträubte sich alles in mir. Die MS-Office-Programme beherrschte ich beinahe blind und nun war auf einmal einiges nicht mehr wie gewohnt.

Zuvor hatte ich meine Computer schrittweise auf Linux umgestellt (Beginn November 2003). Dies zwang mich, für Word, Excel, Powerpoint und Access eine Alternative zu suchen. Es dauerte nicht lange, denn OpenOffice.org war damals in der 'Linux-Welt' stark verbreitet. Ich verbannte zu Hause alle MS-Office-Programme von meinen Computern und zwang mich damit zur vertieften Auseinandersetzung mit OpenOffice.

Manchmal gab es Situationen, die meine Nerven strapazierten. Doch nach einem Monat war ich soweit, dass mir viele der Vorteile auch an meinem Arbeitsplatz im Büro nützlich schienen und so installierte ich das Officepaket im Büro. In der Zwischenzeit kann ich auf mehr als zwei Jahre Erfahrung zurückblicken. Diese sind einerseits ernüchternd, andererseits aber auch sehr motivierend.

Grundsätzliche Erkenntnisse für den fairen Vergleich:

Microsoft Office zeigt in einigen Funktionsbereichen eine deutliche Überlegenheit. Dies mag auf den ersten Blick ernüchternd sein, relativiert sich aber, wenn man alle Vor- und Nachteile gegenüberstellt. Um die Vorteile von OpenOffice zu erkennen, muss man als Umsteiger Zeit investieren. Denn eines ist mir klar geworden: Wer lange und intensiv mit einem der Officepakete gearbeitet hat, erlebt beim Umstieg auf das jeweils andere einen Gewöhnungsbedarf, der anfangs das flüssige Arbeiten hemmt. Für einen fairen Vergleich muss man deshalb mit Geduld über diese Gewöhnungsphase hinweg, indem man konsequent mit nur einem Produkt arbeitet und damit die entsprechende Wiederholungsrate erreicht.

Die Tests für diesen Bericht habe ich auf einem etwas in die Jahre gekommenes Notebook mit Windows XP durchgeführt (OpenOffice.org 2.31 und MS-Office 2003) und wahlweise auch auf einem Notebook mit OpenSuse 10.3 (nur OpenOffice 2.31).

MS-Office ist optimal auf das Betriebssystem Windows abgestimmt, was an vielen Stellen Vorteile bietet (Geschwindigkeit), aber auch abhängig macht. OpenOffice dagegen ist auf nahezu allen Betriebssystemen anwendbar. Dies stellt deutlich höhere Ansprüche an die Entwickler, bietet jedoch den Vorteil der Unabhängigkeit.

Der Vergleich zeigt aber auch Grenzen auf. So kann OpenOffice Base nicht mit Microsoft Access mithalten. Zwar sind seit der letzten Version deutliche Verbesserungen erkennbar, dennoch liegen Welten zwischen den Möglichkeiten der beiden Datenbanken und ich habe auf einen Vergleich verzichtet. Ein Grossteil der in meinem Umfeld arbeitenden Kolleginnen und Kollegen erledigen ihre Datenbankanwendungen in der Tabellenkalkulation. Viele Anwender kommen mit der Datenbankapplikation gar nie in Berührung, weshalb Microsoft ihr Officepaket nach wie vor in Versionen mit und ohne Datenbankanwendung verkauft.

MS-Office bietet nebst den genannten Komponenten, je nach Version des Officepaketes, weitere Programme an (siehe Wikipedia - Microsoft-Office). Der persönliche Informationsmanager (PIM) MS-Outlook gehört beispielsweise dazu. Einen solchen findet man in OpenOffice.org nicht. Linux User kennen als Pendant beispielsweise KDE-Kontact.

Ein weiterer wichtiger Aspekt im Vergleich bildet der Preis. OpenOffice.org ist gratis zu haben. Das ist vor allem im privaten Bereich oft das wichtigste Entscheidungskriterium. Im Business-Bereich dagegen sind manchmal andere Fakten wichtiger. Hier schränkt die Abhängigkeit zu weiteren Programmen die Wahl ein. Die Umstellung auf freie Software bedeutet in vielen Fällen einen immensen Aufwand mit einer langen Planungs-, Umsetzungs- und Umlernungsphase.

Und dennoch mehren sich die Berichte über Implementierungen von freier Software stark. Weshalb? Antworten findet man z.B. im Portal Open Government. Ein Grund ist sicher, dass den öffentlichen Verwaltungen immer weniger Geld zur Verfügung steht. Ein typisches Beispiel sind Schulen, wo die Umstellung an vielen Stellen bereits erfolgt (Beispiel Genfer Schulen, Quelle: Pro-Linux.de).

In manchen Ländern werden grosse Teile oder die gesamte Verwaltung auf freie Software umgestellt. Hier wirkt sich die Menge als Multiplikator für das Einsparungspotenzial aus (Beispiel Frankreich, Quelle: Pro-Linux.de). Damit wächst vor allem das weltweite Know-how, was sich stark auf die Weiterentwicklung von OpenOffice.org auswirkt. Die Förderung freier Software hat in den letzten Jahren einen grossen Schub erlebt, was nicht zuletzt auch von Microsoft zur Kenntnis genommen werden musste (siehe Bericht in diesem Blog).

All diese Aspekte sind wichtig, wenn man den Umstieg ins Auge fasst. Sie bedeuten, dass OpenOffice auch in Zukunft von einer weltweiten Entwicklung und Förderung profitieren kann und sinnvolle Verbesserungen rasch in das Projekt einfliessen (Pro-Linux: 'Weltweite Erfolge für Linux und OpenSource').

Zu erwähnen bleibt noch, dass ich neuerdings die OpenOffice.org Version 2.4 verwende und bei MS-Office lediglich Erfahrunge bis zur Version 2003 gesammelt habe.

Die Erfahrungen im einzelnen:
Installation / Konfiguration
Die Installation und Konfiguration bieten in der Regel keine Probleme, egal ob Linux oder Windows, egal ob OpenOffice oder MS-Office. Viele Linux-Distributionen bringen OpenOffice.org als Paket mit. Der Download von der Homepage ist nach der Neugestaltung des Webauftritts sehr einfach. Nach der Wahl des Betriebssystems ist lediglich ein wenig Geduld gefordert, denn die gepackte Datei ist über 100MB gross.

Es lohnt sich nach der Installation die wichtigsten Einstellungen vorzunehmen, z.B. die Länder- und Spracheinstellungen, falls diese vom gewünschten Standard abweichen, ebenso die Speicherpfade (unter OpenOffice.org Extras / Optionen). Zur Installation und Konfiguration von MS-Office kann ich kaum Aussagen machen, da ich kein neueres Paket besitze, und längere Zeit keine Installation durchgeführt habe.

OpenOffice Writer
Prinzipiell kann ich mich hier kurz halten. OpenOffice Writer hat aus meiner Sicht im Vergleich die Nase vorne. Wer sich einmal an die geringfügigen Abweichungen zu MS-Office (Menüführung) gewöhnt hat, der wird von Writer belohnt. Einige der Menüstrukturen sind besser zusammengefasst und erleichtern die Arbeit. Dies trifft beispielsweise auf den Umgang mit Tabellen zu.

Wer umfangreiche Textdokumente erstellen muss, wird Writer schätzen lernen. Das Einbetten von Grafiken und Fotos funktioniert besser als mit MS-Office. Ein einfaches kleines Beispiel können Sie unter diesem Link ansehen (Testdokument_OOO_Writer), eine PDF-Datei, welche ich mit OpenOffice Writer erstellt und mit einem Klick in eine PDF-Datei umgewandelt habe.

Das ist ein weiterer wichtiger und erwähnenswerter Vorteil des OpenOffice-Paketes: Alle Komponenten erstellen auf einen Klick PDF-Dateien der jeweiligen Dokumente. Dabei nimmt das Programm sämtliche Links mit und stellt sie in der PDF-Datei dem Benutzer zur Verfügung. Wer beispielsweise Manuals für Software schreiben muss kennt das: Unzählige Screenshots müssen eingefügt werden, ebenso Verweise auf bereits beschriebene Funktionen und solche zu Begriffserklärungen, z.B. in die Wikipedia. Hier hat OpenOffice deutlich die Nase vorn.

Wer Manuals oder andere umfangreiche Dokumente erstellt, benötigt meist eine Gliederung, d.h. die Durchnummerierung der Überschriften auf mehreren Ebenen. Damit erhält das Dokument eine Struktur, die das Suchen, die Bildung von Verzeichnissen und das Einfügen von Verweisen auf andere Textstellen im Dokument erleichtert.

Für den direkten Vergleich der beiden Officepakete habe ich erste einmal ein einseitiges Dokument mit identischen Inhalten und Formatierungen angelegt:
  • drei Gliederungsebenen,
  • drei hierarchische Überschriftsebenen,
  • Textblöcke mit Fliesstext,
  • ein Rahmen mit Bild und Bildunterschrift.
Für das Erstellen des Dokuments habe ich erst alle Formatvorlagen erstellt und dann die Texte und das eingefügt. Die Gliederung sollte in beiden Dokumenten die Ziffern rechtsbündig anzeigen, so dass die Nummerierungen und die Überschriften in der Vertikalen jeweils in einer Linie übereinander zu stehen kommen (siehe PDF-Version des Dokuments).

Für die weitere Beschreibung verwende ich die Abkürzungen MS für Microsoft und OOo für OpenOffice.org.

Beide Officepakete konnten die Anforderungen problemlos erfüllen und es dauerte mit OOo Writer geringfügig länger. Die Grösse der fertigen Dateien wich nur um einige Kilobyte voneinander ab:
OOo Writer (.odt-Datei) - 1432KB
MS Word (.doc-Datei) - 1429KB,
mit OOo.Writer konvertierte PDF-Datei - 1428KB.

Im nächsten Schritt habe ich in beiden Dokumenten versucht eine neue Seite vor der aktuellen Seite einzufügen und in dieser das Inhaltsverzeichnis zu erstellen. MS-Word bockte beim hochziehen der ersten Überschrift mit Gliederung und verlor dabei immer wieder das Format.

Das Erstellen des Inhaltsverzeichnisses war vorerst in beiden Programmen keine Hexerei. Doch mit steigenden Anforderungen wurde die Arbeit kniffliger. Das Inhaltsverzeichnis sollte am Ende so formatiert sein, dass die Verzeichniseinträge der Ebene 1 deutlich abheben und die Ebenen 2 und 3 links und rechts eingerückt sind. Die Einrückung sollte die Nummerierung der tieferen Ebenen vertikal in eine Linie mit dem Text der darüberliegenden Ebene setzen.

Auch dies gelang mit beiden Programmen über die Anwendung von Formatvorlagen und gestaltete sich in etwa ähnlich umständlich. Am Ende war es sowohl in OOo Writer wie auch in MS Word möglich das Verzeichnis zu aktualisieren ohne dass sich die Formatierung änderte. Erfreulich war ausserdem, dass in beiden Applikationen die Links zu den Überschriften im Text funktionierten.

Für einen weiteren Test habe ich den letzten Abschnitt des Textes mit den drei Überschriftsebenen und dem Bild über die Zwischenablage fünf Mal an das Ende des Dokuments angefügt. Der Test sollte folgende Fragen beantworten: Funktioniert die automatische Durchnummerierung der Gliederungsebenen? Treten Verschiebungen auf? Wie gross ist die Datei nach dieser Operation?

Die automatische Durchnummerierung funktionierte in beiden Fällen problemlos. In MS Word trat in der ersten Überschriftsebe eine Textverschiebung auf, die jedoch rasch behoben war. Erstaunt haben mich dann allerdings die Dateigrössen. OOo Writer benötige 1'432KB, MS Word genehmigte sich 7'049KB. Nun wollte ich MS Word nicht unrecht tun und habe deshalb die kopierten Bilder in beiden Dokumente durch andere ersetzt und auch den Versuch unternommen die Bilder in MS Word mit der Funktion 'Komprimieren' weniger speicherintensiv zu gestalten. Doch der Unterschied bleibt frappant. MS Word ist in der Gegenüberstellung ein veritabler Speicherfresser und zeigt ab jetzt weitere Nachteile: Das Laden des Dokuments dauert im Vergleich nun deutlich länger als mit OOo Writer. Die neu eingefügten Bilder führen in OOo Writer zu keinen Verschiebungen. Anders in MS Wor: Hier ist nichts mehr wie es einmal war und das Aufräumen, bzw. Layouten wird zur Geduldsprobe.

Was viele Benutzer bemängeln, hat sich auch hier bewahrheitet: MS Word zeigt deutliche Schwächen beim Bearbeiten von umfangreichen Dokuenten mit Bildern.

Der nächste Test betrifft das Anlegen von Tabellen. Beide Programme sind sehr gut dafür ausgerüstet. Die dafür nötigen Funktionen hat OOo Writer besser zusammengefasst. Die mit den Standardeinstellungen generierte Tabelle sah ausserdem besser aus. MS Word verwendet zu grosse Schritte bei den Abständen und Einzügen. Mit ein bisschen Nachbearbeitung gelang es schliesslich beide Tabelle gleich aussehen zu lassen. Hierbei war ich mit Writer etwas schneller.

Beide Applikationen können in den Tabellen auch Funktionen aufnehmen, z. B. zur Summenbildung. Im Writer muss dafür die 'F2'-Taste in einer Zelle drücken oder über das Hauptmenü Ansicht / Symbolleisten / Formel die Eingabeleiste aktivieren. In MS Office erreicht man die Funktion über Einfügen / Feld.../ Formeln...

In einem weiteren Test habe ich Tabellen aus den jeweiligen Kulationsprogrammen (OOo Calc und MS Excel) Tabellen als OLE-Objekte in das Dokument eingefügt. Mit OpenOffice.org treten dabei keine nennenswerten Probleme auf. Mit MS Office war die Excel-Tabelle als OLE-Objekt kaum vernünftig in Form zu bringen.

Links:
Open Government
Linux Kommunale
Pro-Linux BSI tauscht MS Office gegen StarOffice aus
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1 Kommentar:

Anonym hat gesagt…

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